Az alapelv: annyit, amennyi a célhoz kell
A GDPR adattakarékosságot vár: azt gyűjtsd, ami a célhoz szükséges, és ne többet. Egy rendeléshez kell a név, a szállítási cím és egy elérhetőség a futárnak meg a visszaigazoláshoz. Ennyi. A születési dátum, a nem vagy a „honnan hallottál rólunk” nem kell a rendeléshez; ha mégis kéred, ahhoz külön cél és jogalap kell, és a vevő akár a kosarat is otthagyhatja miatta. Kevesebb mező: kevesebb jogi kockázat és több rendelés egyszerre.
Jogalap: miért kezelheted?
Minden adatkezeléshez jogalap kell. Egy webshopban jellemzően három fordul elő.
- Szerződés teljesítése. A rendelés kezeléséhez, a szállításhoz és a számlázáshoz szükséges adatok. Ehhez nem kell külön hozzájárulás, a vásárlás maga a jogalap.
- Jogi kötelezettség. A számla és a hozzá tartozó adatok megőrzése a számviteli szabályok szerint. Ezt a vevő kérésére sem törölheted, amíg a megőrzési idő tart.
- Hozzájárulás. Hírlevél, marketing, olyan adat, ami a rendeléshez nem kell. Ezt a vevőnek külön, tevőlegesen kell megadnia: az előre bepipált négyzet nem hozzájárulás, és a rendelés sem az.
Az adatkezelési tájékoztatóban célonként meg kell nevezni a jogalapot. Ez nem jogászi luxus: ha tudod, mi miért van nálad, azt is tudod, mit kell törölnöd, és mikor.
Meddig?
Ez hiányzik a leggyakrabban. Az adatot csak addig szabad tárolni, amíg a cél indokolja, a cél megszűnésekor törölni vagy anonimizálni kell. Egy webshopban ez rétegzett: a számlázási adatok a számviteli megőrzési idő végéig maradnak (ez éveket jelent, és jogszabály írja elő); a vásárlói fiók addig, amíg a vevő használja, vagy nem kéri a törlését; a hírlevél-feliratkozás a leiratkozásig; a kosár adatai, ha nem lett belőlük rendelés, rövid ideig.
A számla és a törlési kérés
Ha egy vevő kéri az adatai törlését, a fiókját és a marketingcélú adatait törölnöd kell, a kiállított számlákat és a hozzájuk tartozó vevőadatokat viszont nem, mert ezek megőrzését jogszabály írja elő. A helyes válasz: „A fiókját töröltük, a számviteli bizonylatokat a törvényi határidőig megőrizzük.” Ezt érdemes előre a tájékoztatóba is beleírni.
Kinek adod tovább?
A vevő adata több szolgáltatóhoz is eljut: a futárhoz (név, cím, telefonszám), a fizetési szolgáltatóhoz (kártyás fizetésnél a kártyaadat oda kerül, nem hozzád), a tárhelyszolgáltatóhoz (ahol az adatbázis fut) és a levélküldőhöz. Ők a címzettek, egy részük adatfeldolgozó, és a tájékoztatóban meg kell nevezni őket, legalább kategóriánként. A legjobb, ha a tényleges szolgáltatóidat sorolod fel, nem egy sablonban maradt idegen cégeket. Ha futárt vagy tárhelyet váltasz, a listát is frissítsd.
A kártyaadatot a bolt ne is lássa: a fizetési szolgáltató kezeli, a te rendszeredben legfeljebb egy azonosító marad. Ez nemcsak jogi, hanem biztonsági kérdés is: amit nem tárolsz, azt nem lehet ellopni tőled.
A vevő jogai, és mit kell tudnod teljesíteni
A vevő kérheti, hogy megnézhesse, milyen adatot tárolsz róla, hogy kijavítsd, hogy töröld (a fenti korlátokkal), és hogy az általa megadott adatokat géppel olvasható formában megkapja. Egy kis boltnál ezek ritka kérések, de ha jön egy, indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb egy hónapon belül válaszolnod kell. Tudd, hol vannak az adatok, és hogyan tudod kiadni vagy törölni őket.
Mit ad a platform, és mi a te dolgod?
A NextWeblapban a pénztár a rendeléshez szükséges adatokat kéri, a hírlevél-feliratkozás külön, e-mailes megerősítéssel történik, kártyás fizetésnél (Kártyás fizetés modul) a kártyaadatot a Stripe kezeli, nem a bolt, a vevőidet pedig az adminban, az Ügyfelek menüben látod. Az adatkezelési tájékoztatóhoz magyar mintaszöveget kapsz, amelybe a cégadataid bekerülnek, de a kitöltendő részeket (például a megőrzési időket) neked kell megírnod, és az adatfeldolgozók listáját is a saját boltodhoz kell igazítanod. Ha egy vevő az adatai törlését vagy kiadását kéri, és ezt az adminban nem tudod elintézni, írj az [email protected] címre. A megőrzési döntéseidet és a tájékoztató végleges szövegét viszont a platform nem hozhatja meg helyetted: ezt a saját folyamataidra kell szabni, és a saját helyzetedről adatvédelmi szakember tud felelősséggel nyilatkozni.
Röviden
Csak azt kérd el, ami a rendeléshez kell. Három jogalap: szerződés, jogi kötelezettség, hozzájárulás; nevezd meg őket. Rétegzett megőrzés: a számla a törvényi ideig, a fiók a használatig, a hírlevél a leiratkozásig. Sorold fel a valódi szolgáltatóidat. Kártyaadatot ne tárolj. Tudd, hogyan adod ki és hogyan törlöd a vevő adatait.